領収書や請求書などの資料は７年間は保管する！～経理の基礎～

お店でお買いものをしたとき、皆さんはちゃんと領収書やレシートをもらっていますか？
個人事業者や会社をやっている方なら､領収書は当たり前のようにもらっていますよね｡

お店からもらうのは、領収書でなくてもレシートで構いません。
むしろレシートの方が買ったモノの内容が分かるので、最近では税務署もレシートで保管してもらうように指導しているところもあります。

色々な場面で出てくる領収書ですが、よくお客様から
「経費の領収書って何年とっておけばいいの？」
とよく聞かれます。

じゃあ、実際にはいったい何年間保管しておけばいいのでしょう？

法律の改正でチョコチョコ変わっています

「３年でいいって聞いたけど？」
「いや、１０年間はとっておかないとダメでしょ？」

人によって言っていることに違いがあるようですがムリもありません。
実はここ１０年間程度の間に法律がゴチャゴチャと改正になっていまして、領収書などの帳簿の保存期間が大きく変更になっているのです。

また、所得税や法人税、消費税などの各法律によって必要とされている書類の内容もバラバラ。
ですので、余計に納税者が混乱してしまう原因にもなっています。

例えば、所得税の確定申告を電子申告で行った場合、内容を正しく入力して送信すれば、給料の源泉徴収票や生命保険などの控除証明書、医療費の領収書などは自分で保管しておけば税務署に提出する必要はありません。
（これらの源泉徴収票などの書類を「第三者作成書類」と言います。）

当初はそれらの第三者作成書類の保管期間は「申告期限から3年」だったのですが、現在は「申告期限から5年」になっています。
例えば今年の確定申告（令和２年分）の当初申告期限は令和３年３月１５日なので、令和８年３月１５日まで保管しておく必要があります。

このように以前とは保存期間が異なっている書類もありますので注意が必要です。

法人の場合は７年

会社などの法人の場合には、領収書の保管期間は原則として7年間です。

保管をする期間の起点は「法人税の申告期限」なので注意しましょう。
例えば令和３年３月３１日決算の法人の場合、法人税の申告期限は決算日から２か月後の５月３１日になるのが原則です。
令和３年１月１日の領収書があった場合、保存すべき期限は１月１日から７年ではなく、令和３年３月３１日から７年間です。

決算期ごとに書類を整理しておけば､間違えることはほぼ無いと思います。
ただ勘違いしているかもしれないので注意が必要です。

個人の場合も７年が原則

所得税の場合、白色申告と青色申告で多少異なりますが、基本的には法人と同じく７年が原則です。

 

以前は白色の場合には､領収書などをとっておかなくてもＯＫだったのですが､2014年からは領収書などを保管することが義務になりました。
白色申告の場合､領収書の保管義務期間は５年間ですが､請求書など他の書類は７年間保管しておかなければならないので「７年間」と覚えてしまった方がラクです。

青色申告の場合には、白色申告よりも２年長い７年間が原則。
ただし､前々年の所得が３００万円以下の場合は５年間で良いという例外もあります。

でもイチイチ２年前の書類をチェックするのは面倒なので７年間と覚えてしまいましょう。

ですから､結局のところ個人は「７年間」と覚えてしまうのが一番ですね。

消費税も７年とっておいた方が良い

消費税を納める事業者の場合､計算方法によって必要になる書類が変わってきます｡
ただ、法人税も所得税も申告しない人が消費税を申告しなければならない・・・というパターンはほとんどありません。

ですので､法人税や所得税で求められている期間について書類をとっておけば大丈夫です。

赤字の会社は９年間必要です！

「うちの会社は赤字でマイナスだから､税務署も目を付けないし領収書もいらないでしょ」

そう思っている人は大間違いです！
赤字（マイナス）の会社の場合､法人税の申告をする際に翌年以降にマイナス分を繰り越すための「欠損金の控除」という手続きをとります。
翌年以降に黒字（プラス）が出た場合､前年以前の赤字（マイナス）と相殺できるという非常にオイシイ制度なのですが､この制度の特典を受けるためには色々と必要な要件があるのです。

その要件の一つが「領収書などの書類の保管」です。
もしこの制度の特典を受けたい場合には､領収書などの書類を９年間保管することが義務付けられています。

例えば､令和２年１２月決算の法人の場合､申告期限が令和３年２月末ですから平成２４年１２月決算期の書類がようやく処分できるということになります。

まとめ

法律や状況によって求められている期間は違いますが､結論として
▼ 個人事業者は７年間保管
▼ 会社の場合は９年間保管
と覚えてしまうのが一番手っ取り早いですね。

できるだけ余計なモノを持ちたくない主義の自分としても､７～９年も書類をとっておくのは正直面倒くさいです。
もっと簡便に処理できる方法は無いかどうか,色々と研究の余地があります。

スキャナや電子データでの保管も要件が揃っていればＯＫになりましたが､その要件をクリアするためにはプラスアルファの準備が必要だったりとまだまだ改善の余地ありです。
そのあたりの資料の保管方法も効率化できるようになればいいですね！